Kontrola ZUS potrafi budzić niepokój, ale w praktyce dobrze przygotowana firma przechodzi ją spokojnie i bez komplikacji. Kluczem jest porządek w dokumentach oraz świadomość, jak wygląda cały proces. Oto najważniejsze elementy, o które warto zadbać.
1. Uporządkuj dokumentację kadrowo‑płacową
ZUS najczęściej sprawdza:
- umowy o pracę, zlecenia i B2B,
- listy płac i rachunki do umów cywilnoprawnych,
- ewidencję czasu pracy,
- zgłoszenia i wyrejestrowania do ZUS (ZUA, ZZA, ZWUA),
- deklaracje DRA i RCA,
- dokumenty potwierdzające prawo do zasiłków.
Warto upewnić się, że dokumenty są kompletne, spójne i łatwo dostępne.
2. Zweryfikuj poprawność zgłoszeń i składek
Kontrolerzy zwracają uwagę na:
- prawidłowość kodów ubezpieczeniowych,
- poprawne naliczanie składek od podstawy,
- terminowość opłacania składek,
- zgodność danych z umów z danymi w deklaracjach.
Dobrze jest wcześniej przejrzeć ostatnie miesiące i wyłapać ewentualne nieścisłości.
3. Przygotuj miejsce i osobę do kontaktu
ZUS zwykle informuje o kontroli z wyprzedzeniem. Warto:
- wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakt z kontrolerem,
- przygotować stanowisko pracy lub dostęp do dokumentów elektronicznych,
- zadbać o to, by kontroler miał dostęp do wszystkich potrzebnych danych.
4. Zadbaj o spójność informacji
Kontrolerzy często porównują dane z różnych źródeł: umów, list płac, deklaracji, ewidencji czasu pracy. Wszelkie rozbieżności mogą wydłużyć kontrolę lub skutkować pytaniami.
5. Nie ukrywaj błędów — lepiej je wyjaśnić
Jeśli w trakcie przygotowań zauważysz nieprawidłowości, warto je od razu skorygować. ZUS zwykle patrzy przychylniej na firmy, które same naprawiają błędy, niż na te, które próbują je ukrywać.
6. Zachowaj spokój i współpracuj
Kontrola ZUS to standardowa procedura. Jasna komunikacja, komplet dokumentów i otwartość na wyjaśnienia sprawiają, że przebiega sprawnie i bez zbędnych komplikacji.
