Początkujący przedsiębiorcy często zastanawiają się, kiedy wystawić fakturę, a kiedy rachunek. Choć oba dokumenty potwierdzają sprzedaż, różnią się zakresem zastosowania i obowiązkami podatkowymi. Oto krótkie wyjaśnienie, które rozwieje wątpliwości.
Faktura – standard w działalności gospodarczej
Faktura to podstawowy dokument sprzedaży w firmach. Wystawiają ją:
- przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z VAT (również mogą wystawiać faktury, choć bez wykazanego podatku).
Faktura zawiera m.in.:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- datę wystawienia i sprzedaży,
- nazwę towaru lub usługi,
- cenę, stawkę VAT i kwotę podatku (jeśli dotyczy).
To dokument obowiązkowy w relacjach B2B oraz przy sprzedaży na żądanie klienta.
Rachunek – kiedyś popularny, dziś rzadko używany
Rachunek był stosowany głównie przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Od 2013 roku przepisy pozwalają im wystawiać faktury bez VAT, dlatego rachunek stał się dokumentem opcjonalnym i coraz mniej spotykanym.
Rachunek:
- nie zawiera podatku VAT,
- potwierdza sprzedaż w prostszej formie,
- może być wystawiony tylko przez podmioty zwolnione z VAT.
W praktyce większość firm rezygnuje z rachunków na rzecz faktur, bo są bardziej uniwersalne i czytelne dla klientów.
Co wybrać na start?
Jeśli dopiero zakładasz działalność, najprościej przyjąć zasadę:
- Jesteś VAT-owcem → wystawiasz faktury.
- Jesteś zwolniony z VAT → możesz wystawiać faktury bez VAT lub rachunki, ale faktura będzie wygodniejsza.
W efekcie faktura stała się dziś standardem — niezależnie od tego, czy przedsiębiorca rozlicza VAT, czy nie.
