Krajowy System e‑Faktur (KSeF) to rozwiązanie, które już wkrótce stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Choć może wydawać się skomplikowany, w praktyce wystawienie pierwszej e‑faktury w KSeF można sprowadzić do kilku prostych kroków.
📝 Krok 1: Uzyskaj dostęp do KSeF
- Aby wystawić fakturę w KSeF, musisz mieć dostęp do systemu.
- Dostęp uzyskuje się poprzez uwierzytelnienie – najczęściej za pomocą podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub tokenu wystawionego przez Ministerstwo Finansów.
- Warto sprawdzić, czy Twoje oprogramowanie księgowe ma już wbudowaną integrację z KSeF – wtedy logowanie odbywa się bezpośrednio z programu.
📄 Krok 2: Przygotuj fakturę w odpowiednim formacie
- Faktura w KSeF musi być wystawiona w ustrukturyzowanym formacie XML, zgodnym ze schemą udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
- Większość programów księgowych automatycznie generuje taki plik – wystarczy wprowadzić dane kontrahenta, pozycje sprzedaży i kwoty jak dotychczas.
- System nada fakturze unikalny numer identyfikacyjny, który będzie jej oficjalnym oznaczeniem.
📤 Krok 3: Wyślij i pobierz potwierdzenie
- Po przygotowaniu faktury należy ją przesłać do KSeF.
- System zweryfikuje poprawność danych i nada fakturze status „przyjęta”.
- Otrzymasz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – to dowód, że faktura została skutecznie wystawiona i zarejestrowana w KSeF.
- Kontrahent może pobrać fakturę bezpośrednio z systemu lub otrzymać ją w tradycyjny sposób (np. PDF wysłany mailem).
✅ Podsumowanie
Wystawienie pierwszej e‑faktury w KSeF sprowadza się do trzech kroków:
- Uzyskanie dostępu do systemu,
- Przygotowanie faktury w ustrukturyzowanym formacie,
- Wysłanie jej i pobranie potwierdzenia.
Dzięki temu proces fakturowania staje się prostszy, bezpieczniejszy i zgodny z nowymi wymogami prawnymi.
